L'autenticazione di firma (o sottoscrizione) consiste nell'attestazione da parte di un funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma  è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione.

L'Ufficiale di Anagrafe è competente ad autenticare unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private, ..) né concretizzare una delega (salvo quanto previsto da normative speciali) o procura.

Gli atti o documenti sui quali si chiede l'autenticazione (comprese le pensioni estere) devono essere in lingua italiana.

Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblico servizio non prevedono l'autenticazione della firma.

Le autenticazioni servono a comprovare l'autenticità di una firma o di una copia di un documento rispetto all'originale.
L'autenticazione di firma consiste nell’attestazione da parte di un pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata resa in sua presenza, previo accertamento dell’identità della persona che sottoscrive.

Possono essere autenticate unicamente sottoscrizioni contenute in istanze o in dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà. Il testo del documento non può quindi contenere dichiarazioni aventi valore negoziale (es. manifestazioni di volontà, rinunce, contratti, scritture private, ecc) né concretizzare una delega (salvo quanto previsto da normative speciali) o procura.

Per presentare le domande e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà alle Amministrazioni e ai Gestori di Pubblici Servizi la firma non deve essere più autenticata. È sufficiente firmarle davanti al dipendente addetto a riceverle, oppure presentarle, o inviarle, allegando la fotocopia di un documento d'identità valido.