1.      sottoscrizioni su istanze: le sottoscrizioni su istanze possono essere autenticate se sono rivolte a soggetti privati o ad Enti pubblici o Gestori di pubblici servizi stranieri;

2.      sottoscrizioni su autocertificazioni: come autocertificazioni sono da intendersi le dichiarazioni sostitutive di certificati che possono essere rilasciati dalla Pubblica Amministrazione. Le sottoscrizioni su tali dichiarazioni possono essere autenticate se sono rivolte a soggetti privati o ad Enti pubblici o Gestori di pubblici servizi stranieri;

3.      sottoscrizioni su dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà: sono dichiarazioni inerenti stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato, riguardanti anche soggetti terzi, i cui effetti siano già in essere al momento della sottoscrizione della dichiarazione. Le sottoscrizioni su tali dichiarazioni possono essere autenticate se sono rivolte a soggetti privati o ad Enti pubblici o Gestori di pubblici servizi stranieri

4.      sottoscrizioni su dichiarazioni di impegno o delega: se la dichiarazione di volontà espressa dall'interessato non produce direttamente alcun effetto giuridico, su tali tipi di dichiarazioni sono ammesse le autentiche da parte del funzionario delegato dal Sindaco, in quanto il Ministero dell’Interno considera tali atti alla stessa stregua delle istanze.Le sottoscrizioni su tali dichiarazioni possono essere autenticate se sono rivolte a soggetti privati o ad Enti pubblici o Gestori di pubblici servizi stranieri

5.      copie possono essere autenticate copie, anche parziali, di documenti solo previa presentazione degli atti originali.

Gli stessi funzionari non sono altresì autorizzati ad autenticare sottoscrizioni su altre tipologie di documenti, quali procure, contratti, promesse, accettazioni, rinunce, atti notori, o tutto ciò che esula dalle istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, di cui al punto n.1, 2, 3 e 4 precedenti, che sono di competenza dei notai o, se appositamente individuati dalla normativa, di altri pubblici funzionari.

Unica eccezione in materia di adozione è quanto previsto dall'art.21, c.3 punto e), della L. n.184/1983:

“3. L'ente autorizzato che ha ricevuto l'incarico di curare la procedura di adozione:

e) riceve il consenso scritto all'incontro tra gli aspiranti all'adozione ed il minore da adottare, proposto dall'autorità straniera, da parte degli aspiranti all'adozione, ne autentica le firme e trasmette l'atto di consenso all'autorità straniera, svolgendo tutte le altre attività dalla stessa richieste; l'autenticazione delle firme degli aspiranti adottanti può essere effettuata anche dall'impiegato comunale delegato all'autentica o da un notaio o da un segretario di qualsiasi ufficio giudiziario;”.

Si rammenta che l’eventuale autentica apposta da un funzionario delegato dal Sindaco che non fosse di sua competenza, risulterebbe essere illegittima e nulla per incompetenza, con le relative conseguenze in merito alla validità del procedimento cui esse si riferiscono.

Si ricorda inoltre che la legittimità dell’autentica è dettata dalla normativa dello Stato che l’ha emessa, e non dalla normativa dello Stato a cui tale atto è destinato.

Le autentiche effettuate presso il Comune ad uso adozione sono esenti da imposte e diritti di segreteria, e se l’atto a cui si riferiscono è destinato ad un Paese straniero, l’autentica potrebbe necessitare della legalizzazione o apostilla previste dalla normativa o da accordi internazionali.