Le richieste devono essere compilate con rigorosa precisione secondo i moduli (mod. soggetti interni e mod. soggetti esterni) reperibili on-line e devono contenere il titolo, la data e gli orari di svolgimento dell’evento, specificando il numero dei partecipanti, che non dovrà eccedere il limite di capienza degli spazi richiesti, le finalità e il  programma  dell’incontro,  il  referente  responsabile,  la segreteria organizzativa con il relativo recapito, l’indicazione di eventuali ulteriori servizi (utilizzo di particolari attrezzature tecniche) ed i dati amministrativi per la fatturazione, ove necessario. Anche la presenza di personale tecnico qualificato durante l’evento dovrà essere preventivamente concordata.
In caso di cancellazione i soggetti interessati devono far pervenire tempestivamente una comunicazione.
Qualora l’organizzatore dell’evento necessitasse di effettuare un sopralluogo per prendere visione delle Aule e degli spazi esterni adiacenti, dovrà rivolgersi al personale della segreteria per fissare un appuntamento. Non sarà possibile procedere a sopralluoghi qualora l’appuntamento non sia stato in precedenza concordato.
Per i soggetti esterni, la segreteria organizzativa dell’evento dovrà inviare via mail la locandina e/o il programma dell’evento in formato elettronico almeno una settimana prima dello stesso.
La concessione in uso delle aule potrà essere revocata per sopravvenute, eccezionali e motivate esigenze