Facilitare e velocizzare l'accesso alle pratiche da parte dei cittadini, arrivando quasi ad azzerare i tempi di attesa. È questo uno degli aspetti più rilevanti del processo di digitalizzazione dell'archivio dei documenti in materia di edilizia prodotto dal comune di Scandicci in quasi cento anni di attività. Con il progetto "Smart Building Archive" del Comune di Scandicci, portato avanti grazie a un finanziamento regionale di circa 40.000 euro, sarà possibile procedere a completare la dematerializzazione, in parte già avvenuta, di tutte le concessioni edilizie custodite in archivio, e avviare quella delle autorizzazioni edilizie. La digitalizzazione interessa complessivamente 61 metri lineari di pratiche, su 700 complessivi che formano l'archivio (100 metri del quale sono già stati digitalizzati negli anni passati). Nella mattina di oggi venerdì 7 febbraio le pratiche oggetto del progetto sono state ritirate dall'archivio, caricate su dei furgoni e consegnate alla società incaricata di digitalizzarle.
La dematerializzazione permetterà di ridurre i tempi di attesa per l'accesso alle pratiche edilizie limitandoli a un massimo di tre o quattro giorni. Un dato tanto più importante se si considera che ogni anno negli uffici comunali di Scandicci arrivano da parte dei cittadini circa 1.600 domande di accesso agli atti relativi a pratiche edilizie. Il cittadino non dovrà prendere appuntamento e recarsi di persona in Comume, ma una volta verificata la correttezza e la legititmità della sua richiesta, riceverà gli atti in formato elettronico.
"Con questa digitalizzazione dell'archivio – spiega Salvatore Saltarello, assessore all'Edilizia -, velocizziamo l'accesso agli atti da parte dei cittadini, rendendo le informazioni più facilmente fruibili e tempestive. Allo stesso tempo, miglioriamo i processi interni, ottimizzando l'efficienza e riducendo il rischio di errori e perdite di documenti, con un impatto positivo sulla qualità dei servizi offerti".
Tra gli obiettivi del progetto, "l'efficientamento del rapporto fra cittadini e amministrazione, mediante la dematerializzazione di un patrimonio documentale di frequente accesso; in particolare la dematerializzazione delle concessioni edilizie non ancora digitalizzate (periodo 1988-1994 e 2000-2005) consentirà di intercettare documenti amministrativi afferenti complessi immobiliari caratterizzati da un elevato numero di unità abitative, quali condomini privati ed aree Peep (piani di edilizia economica popolare), per i quali le domande di accesso risultano molto frequenti. Inoltre, lo scopo è quello di snellire i processi di lavoro interni, "favorendo l’accesso immediato alla documentazione acquisita per finalità istruttorie, di ricerca e/o analisi del patrimonio immobiliare da parte di cittadini e professionisti, e riducendo al contempo la movimentazione manuale delle pratiche che risulta particolarmente dispendiosa in termini di tempo/lavoro, esponendo al contempo il patrimonio archivistico a maggiori rischi di dispersione o di cattiva conservazione".
Entrando nel dettaglio del progetto, è prevista la dematerializzazione delle concessioni edilizie in ordine cronologico dalla n. 1975/87 alla n. 2730/94; delle concessioni edilizie in ordine cronologico dall’anno 2000 all’anno 2005. E infine l'inizio della digitalizzazione delle autorizzazioni edilizie a partire dal 1978.